Membuat SOP dan download templatenya

Pembuatan SOP memang salah satu pekerjaan yang sekilas sepertinya mudah, namun begitu instruksinya sudah turun, ternyata banyak sekali para pekerja yang kemudian bergelimpangan, tidak tahu harus mulai dari mana, mangkrak.

Pada dasarnya, SOP itu adalah menuliskan sejumlah tindakan yang membentuk suatu proses, dalam suatu bangunan tulisan, agar terciptanya suatu standar yang baku. Terciptanya keseragaman, dokumentasi dan memudahkan kaderisasi.

Menurut buku "Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure" karangan Suryono Ekotama, SOP hendaknya dibuat sederhana, saya pribadi sangat setuju dengan Beliau. Selayaknya memang demikian, agar SOP mudah dipahami dan dilaksanakan, oleh orang baru sekalipun tanpa perlu kita terlalu banyak memberikan arahan. Ujungnya, efisiensi waktu kerja.

Namun di tempat kerja saya ternyata keinginan atasan berbeda, diinginkan agar SOP dibentuk secara lengkap, komprehensif dan dua bahasa (kebetulan di kantor banyak expatriat).

Sehingga akhirnya, saya sediakan yang versi komprehensif, dimana nanti tinggal Anda sesuaikan atau modifikasi saja dengan keinginan manajemen perusahaan Anda, cocoknya seperti apa. Template dokumen SOP dalam format Word 2010, silahkan Anda edit, gratis tidak perlu lisensi, karena ini cuma sebuah kerangka yang bisa Anda isi.

Dokumen SOP komprehensif tersebut terdiri dari 8 bagian, berikut penjelasan dari masing2 bagian untuk membantu Anda menentukan mana yang ingin Anda pakai, atau Anda juga bisa pakai semua.

Silahkan unduh di sini. Berikut penjelasan dari dokumen MS Word yang Anda unduh.

1. Tujuan
Menjelaskan manfaat, keperluan dan harapan yang ingin dicapai dengan adanya SOP tersebut. Contohnya SOP untuk Pemberian Laptop kepada Karyawan maka tujuan misalnya "Meningkatkan efektifitas penggunaan laptop perusahaan", atau "Meningkatkan performa kerja karyawan" dll.

2. Ruang Lingkup
Wilayah dimana SOP ini berlaku, bisa nama tempat, sekelompok orang berdasarkan jabatan tertentu dsb.Semisal untuk anak perusahaan X (tapi tidak termasuk perusahaan induk), atau karyawan dengan pangkat minimal kepala bagian.

3. Definisi
Bagian penjelasan untuk kata atau terminologi yang cenderung teknis, dan dianggap perlu untuk diberikan penjelasan agar terhindar dari kesalahan tafsir, atau diartikan terlalu melebar.

Misalkan SOP Pemeriksaan rutin WAN, maka perlu dijelaskan semisal, "WAN atau Wide Area Network, jaringan komunikasi data yang menghubungkan antara kantor pusat dengan cabang, dimana layanan tersebut disediakan oleh operator X". Silahkan gunakan bahasa Anda yang disesuaikan dengan kondisi nyata di perusahaan.

4. Basis Waktu Pelaksanaan
Penjelasan kapan SOP tersebut digunakan, semisal 1 minggu sekali atau saat adanya permintaan pembelian barang.

5. Prinsip Pelaksanaan
Menjelaskan kondisi2 yang harus terpenuhi sebelum atau pada saat SOP tersebut dilaksanakan. Semisal SOP Pemeriksaan rutin WAN, maka bolehlah prinsip tersebut "Pemeriksaan tidak boleh menyebabkan terjadinya pemutusan koneksi". SOP Pemberian Laptop kepada Karyawan, bisa memiliki prinsip "Laptop diberikan kepada karyawan yang pekerjaannya memerlukan mobilitas tinggi".

6. Pelaksana
Menjelaskan siapa yang akan melaksanaan SOP tersebut. Apakah seorang Network Engineer, staff, manager dll. Jika Pelaksana ada beberapa pihak, maka ada baiknya juga dijelaskan tugas masing2 pihak, tentunya singkat dan langsung ke intinya.

7. Diagram Alur Kerja
Penjelasan ini harus ada karena merupakan defacto-standard. Diagram dibuat berkolom2 dimana tiap kolom adalah untuk setiap pihak yang terlibat dalam pelaksanaan SOP, baik inter maupun antar departemen. Tentunya pembuatan diagram ini, yang baik dan benar, ada pengetahuan yang dibutuhkan, silahkan Googling di internet, banyak sekali petunjuk praktis untuk pembuatan diagram ini. Software yang bisa digunakan adalah Microsoft Office (gunakan Insert Shape), Microsoft Visio atau yang gratis adalah Evolus Pencil.

8. Prosedur
Inilah bagian yang merinci tiap tahapan atau langkah dari SOP, bagian 7 dan 8 merupakan intinya. Poin pada bagian ini menjelaskan secara lebih detail, lebih teknis, arti dari diagram. Jika pada Diagram Alur berisi 12 buah anak diagram, maka bagian Prosedur juga berisi 12 poin langkah, termasuk Mulai dan Selesai.

Demikianlah sedikit info dari saya semoga bermanfaat, trims  dan salam.